Documentos do imóvel: quais são e como organizar

Documentos do imóvel: quais são e como organizar

Quando você adquire um terreno ou imóvel, uma série de documentos importantes começam a fazer parte da sua vida. Por isso, para te ajudar criamos este post sobre como manter seus documentos organizados e bem guardados.

Compartilhe este artigo

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no whatsapp

Sumário

Se você possui um imóvel, com certeza já passou pelo aperto de precisar repentinamente de algum documento sobre ele e não ter a mínima ideia de onde guardou. Esta é a realidade de quase todo mundo até com documentos pessoais, imagina então com os de propriedades, que são necessários de vez em nunca. O problema é que chega aquela hora em que você precisa fazer um financiamento, usar seu imóvel de garantia para um empréstimo, alugar ou mesmo vender sua casa. Para evitar este estresse momentâneo e muita perda de tempo na procura, aprenda neste post como guardar os documentos do imóvel.

.

Quais são os documentos do imóvel

Quando o imóvel ainda não está sendo negociado, nem envolvido em qualquer transação financeira, são poucos os documentos com o qual o proprietário precisa lidar. O principal deles é a escritura, que é o próprio contrato de compra e venda. Nela, contam as informações do antigo e do atual proprietário, além de todos os dados do imóvel.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
Documentos do imóvel de forma desorganizada podem gerar grande estresse

.

Para ter valor judicial, este contrato precisa estar registrado num cartório de notas.

Mas a propriedade só é efetivada quando ocorre o Registro do Imóvel, ou Registro da Escritura. Isso só pode ser feito no Cartório de Registro de Imóveis. Enquanto este procedimento não é feito, o antigo dono continua como proprietário do imóvel legalmente. É importante, então, ter uma cópia deste registro ou o protocolo no cartório informando o número com o qual ele está arquivado. Lembrando que este registro também é chamado de matrícula.

O registro deve estar acompanhado da certidão de ônus reais. Esta é a paret do documento que detalha o histórico do imóvel, como antigos proprietários, assim como se ele está envolvido em penhoras, arrematações e processos judiciais sobre ele ou sobre os proprietários. Essas informações são muito importantes porque podem inviabilizar o financiamento do imóvel.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
São poucos os documentos do imóvel a serem guardados em situações normais

.

Na hora de comprar e vender um imóvel, então, é importante que você tenha em mãos:

  • Matrícula do imóvel, com certidão de ônus reais;
  • Escritura definitiva do imóvel em nome do vendedor, registrada no Cartório de Registro de Imóveis;
  • certidão de logradouro obtida junto à prefeitura (Documento que comprova as várias alterações de denominações sofridas por um determinado logradouro)
  • certidão negativa de débitos municipais, obtida junto à prefeitura;
  • Habite-se (documento que atesta que o imóvel tem plenas condições de ser habitado);
  • planta baixa (para financiamentos ou uso do saldo do FGTS, é um desenho do imóvel feito por um arquiteto com as medidas básicas e ligação entre os cômodos);
  • registro de ações reipersecutórias e alienações, para provar que o imóvel não foi negociado extra-oficialmente;
  • Caso o imóvel esteja num condomínio, é preciso ter a certidão de quitação das taxas condominiais, emitido pela administradora.

Caso você queira financiar um imóvel na planta, existem outros documentos como alvará de construção, matrícula da obra no INSS, memorial descritivo do imóvel, orçamento discriminado da obra, ART do responsável pela construção e documentos do construtor. Esses documentos são fornecidos pela própria construtora.

.

Como arquivar os documentos

Agora que você já sabe quais são todos os documentos do seu imóvel, chegou a hora de saber onde arquivá-los.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
O uso de pastas e etiquetas é essencial para armazenamento dos papéis

.

Se você possui um escritório ou algum lugar destinado ao trabalho dentro da residência, o ideal seria usar este ambiente também para os arquivar os documentos. Claro que isso só é possível caso o lugar já não esteja abarrotado de outras coisas. Por isso, o primeiro passo é fazer uma limpa geral, entre tudo o que você guarda em casa, para facilitar o arquivamento

Nesta limpeza completa, junte todos os documentos que encontrar. Após isso, separe por categoria e descarte todos aqueles que não são mais necessários ou que possuam uma cópia mais recente.

Com todos eles separados, o próximo passo é ir até uma papelaria para comprar pastas e etiquetas. De preferência utilize cores diferentes para suas pastas (se isso não for afetar sua decoração). Separe uma dessas pastas para os documentos relativos ao seu imóvel.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
Encontrar os documentos do imóvel fica muito mais fácil quando eles estão bem organizados

.

Importante ressaltar que dos documentos listados acima, nem todos você precisa ter em casa. As certidões de logradouro e de débitos municipais são emitidas junto à prefeitura conforme necessidade. Não se esqueça, porém, de arquivar nesta pasta o primeiro boleto do IPTU do ano, onde há as informações do imóvel na capa. Este é o documento mais simples que prova a titularidade da propriedade e as características principais dela.

Tendo tudo isso, agora é escolher o local onde os documentos ficarão armazenados. Se o ambiente for seguro, com pouca circulação de pessoas, o ideal é deixar a pasta à mostra numa estante. Isso ajuda porque faz com que você se lembre de arquivar novos documentos sempre que eles chegarem até suas mãos.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
Reserve um local exclusivo para guardar os documentos do imóvel

.

Caso não se sinta confortável em deixar papeis tão importantes à vista de todos, utilize uma gaveta com chave. Evite ao máximo colocar outros papeis ou pastas em cima, pois num momento de pressa isso pode causar irritação e desordem.

.

Tenha tudo em cópia digital

Hoje, tão importante quanto ter as vias originais dos documentos de forma física, além de cópias impressas, é ter tudo em versão digital. A boa notícia é que isso hoje é muito mais fácil de fazer do que era até alguns anos atrás. Os smartphones mais modernos já possuem a tecnologia que converte imagens tiradas pela câmera do aparelho em documentos digitais, convertidos em PDF.

Para os telefones que não possuem essa tecnologia, há vários aplicativos gratuitos disponíveis para que cumprem a função de scanner. Desta forma, é possível organizar os documentos dentro do aparelho, assim como transferi-los ao computador. Nos dois casos, é importante salvar em pastas de fácil acesso e que não sejam esquecidas em meio à grande quantidade de arquivos que enche os dispositivos eletrônicos.

O ideal é que se tenha tudo também em nuvem. Os serviços mais populares são o Google Drive, disponível para todos que possuem uma conta Google, e o Dropbox.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
Importante ter os documentos guardados em cópia física e digital

.

Para facilitar ainda mais, você pode ter todos os documentos reunidos num email. Desta forma, eles já ficam prontos para enviar para que quer que seja. Outra ferramenta também muito útil para organizar e salvar os documentos é o Telegram. Basta criar um canal privado, fixá-lo na caixa de entrada e fazer o upload dos arquivos para lá. Uma das principais vantagens do Telegram em relação a outros apps de mensagem como o Whatsapp é que os arquivos ficam armazenados em nuvem, não correndo o risco de serem perdidos quando você troca o aparelho de celular.

.

Resumindo

Em geral, são poucos os documentos relativos ao seu imóvel que você precisa ter guardados, a menos que você esteja em negociação que envolva a propriedade. Mas eles são de extrema importância para comprovar a titularidade da propriedade.

Por isso, esses documentos devem ser guardados com bastante zelo. Você pode destinar um compartimento específico para esta pasta, devidamente identificada com uma etiqueta.

.

Documentos do imóvel: quais são e como organizar
Quando você precisar dos documentos, eles estarão lá de forma rápida e fácil

.

Também é preciso salvar tudo em arquivos digitais. Isso pode ser feito por meio de imagens capturadas com a câmera do celular, salvas em PDF, e armazenadas em hardwares e na nuvem, em plataformas como Google Drive, Dropbox e Telegram.

Sendo assim, você sempre vai ter os papeis disponíveis quando precisar, evitando estresse desnecessário

Receba nossos conteúdos no seu e-mail. Fique por dentro das novidades da 1M2